Jak správně napsat poptávku na eCommerce projekt

Předvýběr dodavatelů – základem je důkladná rešerše

Nejprve je třeba ověřit, zda vůbec posíláte poptávku tomu správnému dodavateli. Obvykle není cílem uspořádat obrovské výběrové řízení s desítkami oslovených firem. Mnohem častější, a pro zadavatele také efektivnější, je oslovit 3–5 potenciálních dodavatelů. Abyste ale už v prvním kroku vybrali dobře, je dobré věnovat čas úvodní rešerši. Jak na ni?

• Zaměřte se na reference. Ty vám z hlediska rozsahu služeb, rukopisu dané firmy, apod. napoví nejvíc.
• Pečlivě si přečtěte, jaké služby zhotovitel referenčnímu klientovi dodal. Není výjimkou, že se firma prezentuje řadou zvučných jmen velkých korporací, ale poté zjistíte, že pro společnost navrhli pouze pár bannerů a to ještě 10 let zpátky.
• Ptejte se ve svém okolí. Využijte svých kontaktů s obchodními partnery, lidmi z oboru či provozovateli webů z příbuzných oblastí. Tyto osobní zkušenosti, ať už pozitivní, či negativní, vám mohou dát velmi dobrý přehled.
• Ověřte si, že vámi vytipovaný dodavatel nabízí přesně to, co hledáte. Mnoho firem se zaměřuje pouze na vývoj backendu a UI není jejich silnou stránkou. Sice vám ho nabídnou, ale obvykle si na něj najímají další dodavatele nebo freelancery. Jiné firmy jsou naopak silné v online marketingu, ale nemají vlastní programátory. Ve snaze získat co nejvíce zakázek se těmito „nevýhodami“ raději nechlubí, při pozdější spolupráci to pro vás jako zadavatele může být nemilým překvapením. Zejména když zjistíte, že namísto jednoho dodavatele, pracují na vašem projektu tři subdodavatelé a dva freelanceři.
• Ověřte si i zaměření daného dodavatele. Málokterá firma je zcela univerzální a má zkušenosti se všemi zakázkami, které v rámci tvorby webů existují. Jsou firmy, které ze zásady nechtějí pracovat na zakázkách pro státní správu, jiné se na ni naopak specializují. Někomu jde dobře spolupráce s velkými korporacemi, někdo upřednostňuje práci pro menší firmu, kde jedná přímo s majitelem. Každý obor má svá specifika a každý se cítí být silný v něčem jiném. Opět můžete nejlépe čerpat z referencí dané firmy. Pokud najdete firmy obdobné velikosti a zaměření, jako je ta vaše, je to dobrý signál.

V první fázi si tedy u vámi oslovených dodavatelů ověřte, zda mají v daných službách dostatečné zkušenosti a reference. Zajímejte se o to, jestli mají na danou oblast alespoň jednoho až dva seniorní zaměstnance, kteří nesou know-how a budou garanty kvality. Vyberte si firmu, která má zkušenosti s vaším oborem.

Zadání – popis vašeho projektu

Jakmile máte předvybrané dodavatele k oslovení, je na čase sepsat úvodní zprávu s poptávkou a vstupními informacemi.

Potenciální dodavatel od vás bude chtít získat podrobný popis toho, co poptáváte. Někteří klienti rádi rovnou pořádají schůzku nebo videokonferenci a své představy prezentují ústně. Má to své výhody i nevýhody. Na osobní prezentaci se obvykle dostaneme více do hloubky a lépe pochopíme DNA dané firmy.

Na úvod se ale hodí mít vaši představu o novém projektu i v písemné formě. Umožní nám to lépe si váš projekt promyslet a prodiskutovat s dalšími kolegy. Současně budete mít jistotu, že všichni vámi oslovení dodavatelé obdrží stejné informace a lépe pak porovnáte jejich nabídky. Pro schůzku bude jistě prostor v rámci dalších jednání a i potenciální dodavatelé už na ni budou lépe připraveni.

Mezi základní fakta, která musí v úvodní poptávce zaznít, patří:

• Jde o redesign stávajícího projektu, nebo zcela nový projekt? Oba přístupy mají svá specifika, takže je důležité o tom vědět od začátku. Platí, že navazovat na existující projekt je náročnější, a aby se redesignem nic nepokazilo, je potřeba zde ohlídat více věcí. Z historie české eCommerce je známo mnoho případů, kdy redesign e-shopu firmu málem položil, na místě je tedy velká obezřetnost.
• Půjde o jednorázovou zakázku, nebo o dlouhodobou spolupráci? Každý dodavatel se specializuje na něco jiného, proto je dobré na začátku zmínit, jaké je vaše očekávání. Ve chvíli, kdy plánujete dlouhodobý rozvoj vašeho projektu, je možné k úvodní zakázce přistoupit střídměji a nejprve vytvořit tzv. MVP. Tedy minimální rozsah, který vám bude pro začátek stačit. Díky tomu snižujete riziko a jste schopni projekt spustit výrazně rychleji. Další funkce či části webu je možné dodělávat za běhu.
• Co je vaší hlavní motivací pro změnu dodavatele? Důvodů pro hledání nového dodavatele může být celá řada. Nenaplněná očekávání se starým dodavatelem, rychlý růst vaší firmy, potřeba více kapacit, atd. I zde se vyplatí otevřenost. Tím, že na začátku upřímně sdělíte své důvody pro opuštění stávajícího dodavatele, můžete předejít opakování těchto negativních situací v budoucnu.
• Jaký máte budget? Toto je samozřejmě citlivé téma. Férového dodavatele zajímá váš budget hlavně z toho důvodu, aby věděl, do jaké míry detailu může jít a jak si s vaším projektem může vyhrát. Nepoctivému dodavateli poodhalíte vaše finanční možnosti“. Je tedy pochopitelné, že se můžete zdráhat svou představu o budgetu sdělit. V tom případě můžete alespoň naznačit svou představu o dlouhodobé spolupráci. My v PeckaDesign např. víme, že náš typický klient chce do svého webu investovat řádově stovky hodin měsíčně. Ne že bychom byli tak nafoukaní, ale u menších projektů, kde se na rozvoji tráví pod 100 hodin měsíčně, nemůžeme přinést naši přidanou hodnotu v takové podobě, jako to umíme u větších projektů. A tím pádem nemusí být spolupráce tak efektivní.

Aby mohl dodavatel lépe odhadnout cenu a časový harmonogram, doporučujeme se zaměřit zejména na specifika vašeho projektu, která nejsou úplně běžná, nebo nejsou z vašeho stávajícího webu (pokud děláte redesign) na první pohled patrná. Pokud máte například unikátně zpracovaný věrnostní program, práci s cenami, nebo speciální funkce v uživatelském profilu, je potřeba na to dodavatele upozornit. Běžnou funkcionalitu, která je na vašem stávajícím webu vidět veřejně, by si měl být schopen dodavatel nastudovat sám a do rozsahu ji zahrnout automaticky. Případně se vás jen zeptat na detaily.

Zásadní je věnovat se v zadání zejména integracím a spolupráci s dalšími subjekty. Projekty, na kterých pracujeme my, nejsou nikdy stand-alone. Vždy je nutné detailně vědět odkud načítat data, jak komunikovat se systémem na správu objednávek, expedici, CRM, apod. Pokud tyto systémy používáte také, toto jsou klíčové informace, které budeme potřebovat znát už pro úvodní, orientační nacenění. Bohužel zde nestačí zmínka typu „Používáme Abru“. Z našich zkušeností plyne, že i stejný ERP systém se integruje pokaždé jinak a různé firmy ho mají v různých verzích, případně různě upravený. Vždy je tedy dobré poskytnout co nejvíce informací k tomu, jak dané systémy, nebo služby propojit, v jakých formátech budeme moci data číst, případně zapisovat, a ideálně poslat i ukázku. Pokud má daný systém zdokumentované API, je to ideál.

Diskrétnost na prvním místě

Často se v rámci poptávek setkáváme s obavou z hlediska obchodního tajemství. Tuto obavu zcela chápeme, protože už jen raná a obecná informace, že hledáte nového dodavatele, může být velmi citlivá. A pokud by unikla ven před konkurencí nebo stávajícím dodavatelem, může způsobit velké nepříjemnosti.

U nás klademe na diskrétnost velký důraz a můžete si být jisti, že žádné podrobnosti, ani to, že jste nás vůbec oslovili, se k nepovolaným uším nedostane. Pokud je to pro vás obzvlášť důležité, nedělá nám potíže předem podepsat smlouvu o mlčenlivosti.

Nemohu samozřejmě mluvit za ostatní dodavatele v našem oboru, ale troufám si říct, že minimálně u těch větších a renomovaných, to bude stejné.

Jak se rozhodnout?

Pokud už jste ve fázi finálního rozhodování, kterého dodavatele vybrat, zrekapitulujte si základní aspekty výběru. Reference, kompetence v daných službách, šíři poskytovaných služeb, apod. V neposlední řadě dejte i na osobní dojem. U větších projektů podpisem smlouvy v podstatě uzavíráte manželství na několik let. Je tedy důležité, abyste si s vaším dodavatelem sedli i v osobní rovině, dobře se vám s ním komunikovalo a měli jste k němu důvěru. Jen tak může být spolupráce oboustranně přínosná a funkční.